לפני אישור אפשר לבדוק את הדיווח הקיים ואת השינוי המבוקש, לצפות בקובץ שצורף ולאשר או לדחות. בקשה שאושרה מעדכנת את דוח הנוכחות, עם תיעוד של ההחלטה. כך העובד יודע מה מצב הבקשה שלו, ולמנהלים יש בסיס ברור לעבודה השוטפת ולהכנת השכר.
1
2
3
בצילום המסך: כל הבקשות במסך אחד, עם סינון לפי סוג, מחלקה ועובד. אפשר לאשר או לדחות בקשה אחת, או כמה ביחד.
לכל עובד אפשר לנהל יתרת חופשה ויתרת מחלה. כשהמגבלה מופעלת והיתרה נגמרת, המערכת חוסמת ימים נוספים ומתריעה, או מאפשרת מינוס עד גבול שתקבעו. אפשר לעדכן יתרות לכולם מקובץ אקסל.
אפשר להגדיר אישור אוטומטי לסוגי בקשות מסוימים.
אפשר לחייב צירוף אישור בדיווח מחלה או מילואים.
תאריך אחרון לשליחת בקשות לכל תקופה.
מנהל מערכת או מנהל מחלקה, כל אחד לעובדים שלו.
עובדת שכחה להחתים יציאה ביום שלישי. היא שולחת בקשת תיקון מהאפליקציה עם השעה הנכונה. המנהל רואה את הבקשה לצד הדיווח המקורי, מאשר, והדוח החודשי מתעדכן לפני שהנתונים עוברים לשכר.
העובד שולח בקשה מהאפליקציה או מפורטל העובד, והיא מגיעה אונליין למסך "בקשות מהעובדים". ברגע שהמנהל מאשר, דוח הנוכחות של העובד מתעדכן אוטומטית, בלי להקליד שום דבר מחדש.
| סוג הבקשה | מה העובד מבקש | מה קורה בדוח אחרי אישור |
|---|---|---|
| שינוי שעות | לתקן דיווח קיים, למשל להוסיף שעת יציאה ששכח | הדיווח מוחלף בשעות החדשות, והישן נשמר בהיסטוריה |
| הוספת יום עבודה | דיווח חדש ליום בלי דיווח, או דיווח נוסף | נוסף דיווח חדש, והקיימים לא נמחקים |
| חופשה / מחלה / מילואים | יום אחד או טווח ימים, גם חצי יום | נרשמים הימים בדוח |
| יום מיוחד | סוג שהוגדר בחברה, כמו השתלמות או עבודה מהבית | נרשם לפי הגדרות היום המיוחד |
חופשה, מחלה ויום מיוחד יכולים להיות גם חלקיים, לפי שעות. לבקשה אפשר לצרף קובץ, למשל אישור מחלה, ולצפות בו ישר מהמסך.
בכל שורה משווים בין "דיווח חדש" (מה העובד מבקש) לבין "דיווח קיים" (מה יש היום בדוח). לפני האישור המערכת בודקת בעצמה חפיפות, דיווחים קיימים ובקשות כפולות, ומסמנת בתג "בדיקה לפני אישור" או בדגל אדום.
מסמנים כמה בקשות, לוחצים "פעולות" ובוחרים לאשר או לדחות את כולן. אפשר לצרף הערה אחת שתישלח לכל העובדים שסומנו.
מונה צבעוני מראה כמה בקשות אושרו, נדחו או ממתינות, ובכל מסך במערכת יש אייקון עם מספר הבקשות להחלטה.
המדריך המלא, עם צילומי מסך של כל שלב: מדריך למנהלים: ניהול בקשות מהעובדים ←
חופשה, מחלה, מילואים, שינוי שעות, הוספת יום עבודה, יום מיוחד ועוד.
כן. אפשר לאשר או לדחות כמה בקשות בפעולה אחת.
כשמגבלת היתרה מופעלת לעובד, המערכת חוסמת ימים מעבר ליתרה, או מאפשרת מינוס עד גבול שקבעתם.
כן. למערכת יש 30 ימי ניסיון בחינם, בלי כרטיס אשראי ובלי התחייבות.
הדיווח הקיים מוחלף בשעות החדשות, והדיווח הישן נשמר בהיסטוריית הפעולות.
כן. מסמנים את הבקשות, לוחצים "פעולות" ובוחרים "אשר בקשות שנבחרו" או "דחה בקשות שנבחרו".
שליחת בקשות ישירות מהנייד.
דיווחים חסרים שהופכים לבקשות תיקון.
הדוח שמתעדכן אחרי כל אישור.
כל מסך וכל הגדרה מוסברים במרכז העזרה של EZTime, עם צילומי מסך: מדריך ניהול בקשות מעובדים ←
צריכים עזרה בהגדרה? צוות התמיכה זמין בעברית, באנגלית, ברוסית ובשפות נוספות, בטלפון 079-9991111.
השאירו פרטים, ונציג EZTime יחזור אליכם כדי להבין מה העסק צריך ולהראות לכם איך המערכת עובדת.
מעדיפים לדבר עכשיו? 079-9991111