במודול המסמכים המלא אפשר להגדיר מסמכי חובה, לראות מה חסר, לבקש העלאה מהעובד ולנהל תאריכי תוקף ותזכורות. העובד יכול להעלות מסמך מהטלפון, והצוות האחראי בודק ומאשר אותו. כך גם קליטת עובד חדש וגם תחזוקה שוטפת של התיק נעשות מסודרות יותר.
מתאים למשאבי אנוש, לחשבות השכר ולכל מנהל שצריך לוודא שלעובדים יש את המסמכים הנדרשים, למשל רישיון נהיגה או הדרכת בטיחות בתוקף.
1
2
3
בצילום המסך: רשימת המסמכים של עובד, מסודרת בקטגוריות. ליד כל מסמך מופיע הסטטוס שלו (הועלה, חסר, ממתין לאישור או פג תוקף) וכפתורי צפייה, הורדה והעלאה.
העובד רואה את המסמכים שהחברה שומרת עליו, מה חסר (באדום), מה עומד לפוג (בכתום) ומה ממתין לאישור. החברה קובעת אילו מסמכים הוא רואה ואילו הוא יכול להעלות בעצמו.
העלאה, צפייה, הורדה ומחיקה של קבצים בכרטיס העובד, עד 100 קבצים לכל החברה.
מסמכי חובה, תוקף, בקשת מסמכים, אישור ותזכורות. מודול נוסף בתשלום, עם 14 ימי ניסיון.
לכל סוג מסמך קובעים מי רואה אותו ואם העובד יכול להעלות אותו.
תזכורת לעובד לפני שמסמך פג, ומייל יומי ל‑HR על מסמכים שפגו.
עובד חדש מתחיל לעבוד בעוד שבוע. מנהלת משאבי האנוש שולחת לו בקשה לצילום תעודת זהות, אישור ניהול חשבון ורישיון נהיגה. העובד מעלה את הקבצים מהטלפון, המנהלת מאשרת כל אחד, והרישיון נשמר עם תאריך התוקף שלו. חודש לפני שהוא פג, העובד מקבל תזכורת לעדכן.
כל המסמכים של העובד נשמרים בכרטיס העובד, בלשונית "מסמכים וקבצים": הסכם העסקה, טופס 101, צילום תעודת זהות, אישור ניהול חשבון, רישיון נהיגה, אישורי הדרכה, אישורים רפואיים וטפסי מסירת ציוד. המערכת לא רק שומרת קבצים, היא גם יודעת מה חסר ומה עומד לפוג.
| מה אפשר לעשות | בסיסי, בלי עלות | מערכת המסמכים |
|---|---|---|
| העלאה, צפייה, הורדה ומחיקה של קבצים | עד 100 קבצים לכל החברה | ✅ |
| קטגוריות וסוגי מסמכים | 🔒 | ✅ |
| מסמכי חובה ורשימת "חסר" | 🔒 | ✅ |
| תאריכי תוקף, סטטוסים, הרשאת צפייה ותגיות | 🔒 | ✅ |
| בקשת מסמכים מהעובד ב‑SMS או במייל | 🔒 | ✅ |
| אישור ודחייה של מסמכים שהעובד העלה | 🔒 | ✅ |
| תזכורות לעובד והתראות ל‑HR | 🔒 | ✅ |
| מסך "המסמכים שלי" לעובד | 🔒 | ✅ |
את מערכת המסמכים אפשר לנסות 14 ימים בחינם. מנהל החברה מפעיל את הניסיון בעצמו.
בראש המסך ארבעה כרטיסי סיכום: סה"כ מסמכים, פג תוקף בקרוב (כברירת מחדל 30 יום או פחות), פג תוקף, וחסר. לחיצה על כרטיס מסננת את הטבלה.
בצד מופיע פס התקדמות של מסמכי החובה, למשל 6/7, ורשימת הקטגוריות עם צבע: ירוק כשהכל קיים, כתום כשחלק חסר, ואדום כשכלום לא הועלה.
גוררים כמה קבצים, ולכל קובץ בוחרים סוג מסמך. המערכת מנחשת את הסוג לפי שם הקובץ, למשל "רישיון נהיגה.jpg" מקבל אוטומטית "רישיון נהיגה". אם לסוג יש תוקף, השדה "תאריך תוקף" הוא חובה.
ב"פרטים נוספים" אפשר לשנות שם, לקבוע תאריך מסמך והרשאת צפייה: משאבי אנוש בלבד, מנהלים, או העובד יכול לצפות.
במקום לרדוף אחרי העובד, שולחים לו לינק ב‑SMS, במייל או בשניהם. תוקף הלינק בין יום ל‑90 יום (ברירת מחדל 7). לינק אחד מציג את כל הבקשות הפתוחות, והעובד מצלם או בוחר קובץ בטלפון, בלי להתחבר.
אחרי ההעלאה המסמך ממתין לאישור HR, ובטבלה רואים מתי נשלחה הבקשה.
האוטומציות רצות כל יום בשעה 09:00.
בחיפוש אפשר לסנן לפי שם, קטגוריה, סוג מסמך, תגיות, סטטוס ותוקף. מנהל מערכת ומנהל מחלקה יכולים לעשות הכל, וצופה מחלקה יכול רק לצפות ולהוריד.
המדריך המלא, עם צילומי מסך של כל שלב: מדריך תיק עובד דיגיטלי למנהל ←
לא. אפשר לשלוח לו קישור ב‑SMS או במייל, והוא מעלה את המסמך מהטלפון בלי להתחבר.
בבסיסי שומרים קבצים בכרטיס העובד, עד 100 קבצים לחברה. מסמכי חובה, תוקף, בקשות, אישורים ותזכורות דורשים את מודול המסמכים.
כן. אפשר לנסות אותו 14 ימים בחינם. מנהל החברה מפעיל את הניסיון בעצמו.
כן. למערכת יש 30 ימי ניסיון בחינם, בלי כרטיס אשראי ובלי התחייבות.
לא. הוא מקבל לינק ב‑SMS או במייל, ומעלה מהטלפון בלי להתחבר.
אי אפשר להעלות מסמכים חדשים, אבל המסמכים הקיימים נשארים ונפתחים כרגיל. אפשר לשדרג למערכת המסמכים.
מסלול קליטה שמבקש את המסמכים אוטומטית.
שליחת הסכמים וטפסים לחתימה מהנייד.
מילוי וחתימה על טופס 101 מהנייד.
כל מסך וכל הגדרה מוסברים במרכז העזרה של EZTime, עם צילומי מסך: מדריך תיק עובד דיגיטלי למנהל ←
צריכים עזרה בהגדרה? צוות התמיכה זמין בעברית, באנגלית, ברוסית ובשפות נוספות, בטלפון 079-9991111.
השאירו פרטים, ונציג EZTime יחזור אליכם כדי להבין מה העסק צריך ולהראות לכם איך המערכת עובדת.
מעדיפים לדבר עכשיו? 079-9991111