מעבר מאקסל למערכת נוכחות: מדריך צעד אחר צעד

איך עוברים מגיליון שעות באקסל למערכת נוכחות בענן, בלי לאבד נתונים ובלי לעצור את השכר: מה מכינים מראש, איך מתכננים את החודש הראשון ומה בודקים בסגירת החודש.
מודול HR ומשאבי אנוש

סימנים שהגיע הזמן לעזוב את האקסל

שעות בוואטסאפ

העובדים שולחים שעות בהודעה, ומישהו צריך להקליד את הכול לגיליון בסוף החודש.

נוסחאות שנשברות

שעות נוספות, לילות וחגים מחושבים ידנית, וכל שינוי קטן בגיליון עלול לשבור את החישוב.

אין תמונה בזמן אמת

אי אפשר לדעת מי נמצא עכשיו בעבודה, מי איחר ומי שכח לדווח.

סגירת חודש ארוכה

בדיקת דיווחים, תיקונים והכנת קובץ לשכר לוקחות ימים, ולפעמים יותר.

קשה להוכיח

כשיש מחלוקת על שעות, גיליון שכל אחד יכול לערוך הוא לא תיעוד אמין.

הכול תלוי באדם אחד

רק מי שבנה את הקובץ יודע איך הוא עובד. כשהוא בחופשה, הכול נתקע.

מה מכינים לפני המעבר

נתונים

  • רשימת עובדים: שם, טלפון, מחלקה או סניף
  • תפקידים, פרויקטים או לקוחות שרוצים לדווח עליהם
  • הסכמי העבודה: תקן שעות, שעות נוספות, לילות וחגים

החלטות

  • איך כל צוות ידווח: אפליקציה, מיקום, NFC, שעון או טאבלט
  • מי מאשר תיקונים ומי מקבל את הדוחות
  • איזה קובץ תוכנת השכר או רואה החשבון צריכים

המעבר ב-6 צעדים

1בוחרים שיטת דיווח

לכל צוות את השיטה שמתאימה לו, ואפשר לשלב כמה באותה מערכת. איך לבחור שעון נוכחות

2מקימים את העובדים

מוסיפים את העובדים, המחלקות והמנהלים. במסלול הפרימיום אפשר לייבא את העובדים מקובץ אקסל.

3מגדירים הסכמי עבודה

מגדירים פעם אחת את כללי השעות, והמערכת מחשבת שעות נוספות, חגים וסופי שבוע. הסכמי עבודה כלולים במסלול המתקדם והפרימיום.

4מריצים חודש מקביל

בחודש הראשון כדאי להמשיך גם עם האקסל ולהשוות. כך רואים שההגדרות נכונות לפני שסומכים רק על המערכת.

5מדריכים את העובדים

הודעה קצרה ודקה של הסבר מספיקות לרוב. תזכורות לדיווח עוזרות למי ששוכח להחתים.

6סוגרים את החודש הראשון

בודקים דיווחים חסרים, מאשרים תיקונים ומייצאים לתוכנת השכר, לאקסל או ל-PDF.

טעויות נפוצות במעבר

  • לעבור באמצע חודש שכר. עדיף להתחיל בתחילת חודש, כדי שכל החודש יהיה במקום אחד.
  • להעתיק ידנית את כל ההיסטוריה. לרוב מספיק לשמור את קבצי האקסל הישנים כארכיון. במסלול הפרימיום אפשר גם לייבא דיווחים מאקסל.
  • לדלג על הגדרת ההסכמים. בלי הסכמי עבודה המערכת רושמת שעות אבל לא מחשבת שעות נוספות.
  • לוותר על חודש מקביל. השוואה של חודש אחד חוסכת הפתעות בתלוש.

רוצים לדעת כמה זה יעלה? למחשבון עלות מערכת ←

לא עוברים לבד

צוות EZTime מלווה את ההקמה מהיום הראשון: מגדירים איתכם את העובדים, את שיטת הדיווח ואת הסכמי העבודה.

לשיחה עם נציג

מחירים שקופים, בלי הפתעות

בלי "התקשרו לקבלת הצעה" ובלי עמלות נסתרות: המחירון שלנו גלוי לכולם, ואתם יודעים מראש כמה תשלמו.

החל מ-6 ₪ לעובד לחודש

המחירים לא כוללים מע"מ. עלות חודשית מינימלית: 89.90 ₪.

רוצים שנחזור אליכם? השאירו פרטים

נציג EZTime יחזור אליכם בהקדם, יענה על כל שאלה ויתאים לכם את המסלול הנכון. בלי התחייבות.

שאלות נפוצות

זה תלוי במספר העובדים ובמורכבות הסכמי העבודה. ההקמה מהירה, ואפשר להתחיל לדווח כבר בימים הראשונים. מומלץ להריץ את החודש הראשון במקביל לאקסל.

כן. במסלול הפרימיום אפשר לייבא עובדים מקובץ אקסל, וגם לייבא דיווחים מאקסל.

כן. בכל המסלולים אפשר לייצא דוחות לאקסל ול-PDF, ולייצא לתוכנת השכר.

לא. העובדים יכולים לדווח מהאפליקציה או מהאתר. שעון נוכחות הוא אפשרות נוספת, למשל בכניסה למפעל או למחסן.

כן. יש 14 ימי ניסיון בחינם, בלי כרטיס אשראי ובלי התחייבות.

רוצים לשמוע עוד? נשמח לדבר

השאירו פרטים, ונציג EZTime יחזור אליכם כדי להבין מה העסק צריך ולהראות לכם איך המערכת עובדת.

  • 14 ימי ניסיון בחינם, בלי התחייבות
  • הקמה וליווי אישי מהיום הראשון
  • תמיכה בעברית, באנגלית, ברוסית ובשפות נוספות

מעדיפים לדבר עכשיו? 079-9991111

רוצים סיור במערכת? נשמח להראות לכם, בלי שום התחייבות

הצטרפו למעל 10,000 חברות שכבר מנהלות את העובדים עם EZTime. 14 ימי ניסיון בחינם, בלי התחייבות.